politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 septembre 2023

1.CHAMP D’APPLICATION

La présente politique de confidentialité (« Politique ») décrit comment BFR inc, BFR avocat inc. et BFR fiscalité inc. (collectivement « BFR ») collectent, utilisent, divulguent, transfèrent, stockent et traitent vos renseignements personnels dans le cadre de leurs activités.

La Politique vise tous les individus qui utilisent les services de BFR ou son site web, qui entrent en contact avec BFR, y postulent pour un emploi ou qui participent à un de ses évènements.

La présente Politique ne vise pas vos renseignements professionnels (nom, titre, entreprise, coordonnées professionnelles), sauf en cas de mention à l’effet contraire.

2. COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

2.1 Renseignements fournis par l’individu

Vous pourriez être appelés à fournir les renseignements personnels suivants, selon le contexte : nom; prénom; adresse postale personnelle; numéro de téléphone personnel; adresse courriel personnelle; date de naissance; sexe; statut matrimonial; numéro d’assurance sociale; numéros de taxe sur les produits et services (TPS) et de taxe de vente du Québec (TVQ); photo; identifiants et mots de passe de certains comptes; allergies alimentaires (dans le cadre d’évènements de BFR); informations de paiement; numéro d’assurance collective; numéro d’employé; dossier fiscal (feuillets fiscaux, reçus de santé, reçu de frais de garde, reçus de dépenses pour maintien à domicile, T1, TP1, avis de cotisations, revenus et dépenses d’immeuble à revenus); les membres de votre famille et personnes liées; des commentaires et opinions, curriculum vitae (CV) contenant notamment l’adresse postale, l’expérience professionnelle et la scolarité; lettre de présentation contenant notamment l’adresse postale, l’expérience professionnelle, la scolarité, les intérêts personnels et des opinions.

Ces renseignements personnels sont recueillis par BFR lorsque :

Vous contactez BFR par téléphone ou par courriel ;
Vous contractez ses services ou participez à une de ses activités ;
Vous remplissez un formulaire papier ou en ligne pour BFR ;
Vous remplissez un sondage de satisfaction pour BFR ;
Vous les lui donnez verbalement, au téléphone, en ligne ou en personne ;
Vous les lui donnez par courriel ;
Vous lui fournissez un document par la poste ou en personne ;
Vous les lui transmettez en partageant un dossier ou un fichier en ligne (via OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box ou autre plateforme du même genre) ; ou
L’une ou l’autre des opérations ci-dessus est effectuée par un de vos représentants (ex. employeur, société liée, personne détenant une procuration, parent ou autre représentant de l’autorité parente, curateur ou tuteur).

2.2 Renseignements obtenus par d’autres sources

Vos renseignements personnels peuvent également être recueillis par BFR auprès d’autres sources, comme votre employeur, des partenaires commerciaux, des fournisseurs, des autorités gouvernementales (ces autres sources étant des « tiers »). Ces tiers peuvent partager des renseignements personnels sur vous comme vos : nom; prénom; numéro de téléphone; adresse courriel; employeur (à moins que ce ne soit fourni dans un contexte professionnel); numéro d’avis de cotisation; dossier fiscal (feuillets fiscaux, reçus de santé, reçu de frais de garde, reçus de dépenses pour maintien à domicile, T1, TP1, avis de cotisations, revenus et dépenses d’immeuble à revenus); les membres de votre famille et personnes liées. Lorsque vous appliquez à un emploi chez BFR, il peut arriver que BFR consulte et enregistre votre profil LinkedIn dans ses dossiers.

De plus, lorsque vous appliquez à un emploi chez BFR via une agence de recrutement ou via Indeed, LinkedIn ou toute autre plateforme de recrutement en ligne, vous devrez fournir les renseignements personnels suivants, qui seront par la suite partagés avec BFR :

Un curriculum vitae (qui peut inclure l’adresse postale, l’expérience professionnelle, la scolarité et autres renseignements personnels) ;
Une lettre d’intention (qui peut inclure l’adresse postale, l’expérience professionnelle, la scolarité, les intérêts personnels, les opinions et autres renseignements personnels) ; et
Toute autre information requise par la plateforme au moment de votre application.

BFR prend des précautions afin que le tiers ne lui partage vos renseignements personnels que s’il a préalablement reçu votre consentement.

BFR recueille également des témoins de connexion (cookies) de tiers, comme décrit plus loin dans la Politique.

2.3 Renseignements recueillis automatiquement

Les renseignements personnels collectés automatiquement par BFR incluent des informations relatives à votre comportement de navigation sur le site web de BFR.

BFR collecte automatiquement vos données de navigation et de clics, vos éléments de protocole HTTP et vos interactions avec le site web de BFR. BFR recueille également des renseignements par l’utilisation de témoins de connexion (cookies), comme décrit plus loin dans la Politique.

3. UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

BFR ne collecte que les renseignements personnels nécessaires afin de :

Vous fournir ses services directement ou via votre employeur ou une autre société ou personne avec laquelle vous êtes impliqué et les améliorer ;
Recruter de nouveaux employés parmi les candidatures reçues ;
Adapter l’information, les activités et les services disponibles au public et en gérer la qualité, notamment en prenant en compte des avis que vous rédigez, et mesurer les variables démographiques et vos intérêts relativement à des activités précises de BFR ;
Fournir le site web, l’améliorer et en évaluer la performance, notamment en effectuant des analyses statistiques sur l’ensemble des caractéristiques et comportements des utilisateurs ;
Assurer la bonne conduite des évènements et activités qui requièrent une inscription préalable (par exemple, en prenant compte des restrictions alimentaires des participants dans les cas où de la nourriture y est servie) ;
Vous informer de nouvelles, mises à jour et offres concernant les services, produits et activités de BFR, dans la mesure où vous avez consenti à ces communications ;
Offrir un service à la clientèle et un support de qualité ;
Communiquer avec vous, tel que vous avez préalablement consenti, en vue d’une activité ou d’un évènement, ou tel qu’autorisé dans une entente entre BFR et vous ;
Conformément à toute entente contractuelle entre BFR et vous, le cas échéant ;
Coopérer dans le cadre d’une enquête portant sur une infraction à une loi ou pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique ;
Se conformer à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, une assignation à produire des documents ou une enquête des autorités ;
Exercer ses droits et recours en vertu de tout contrat ou autre obligation vous liant à BFR ; et
Lorsque permis ou exigé par les lois applicables.

4. COOKIES

Le site web de BFR peut utiliser des témoins de connexion, cookies, pixels invisibles ou autres technologies similaires (pour les fins de la présente Politique, des « Cookies ») pour personnaliser, administrer et améliorer le site web afin de mieux comprendre qui vous êtes et votre comportement. Les Cookies peuvent aussi améliorer votre expérience sur le site web, notamment en enregistrant vos préférences de navigation sur le site web. Ils peuvent dans certains cas vous localiser ou effectuer un profilage, tel qu’évaluer certaines de vos caractéristiques, notamment quant à vos préférences personnelles, vos intérêts ou votre comportement.

Les renseignements collectés par les Cookies le sont automatiquement et sont enregistrés dans des fichiers journaux (log files) sur votre appareil ou votre navigateur. Vous pouvez lire et supprimer les Cookies conservés dans votre appareil ou sur votre navigateur en tout temps.

Les Cookies peuvent être définis par BFR comme exploitant du site web, ou provenir d’un domaine différent du domaine du site web que vous visitez (« Cookie tiers »). Les Cookies tiers permettent notamment de fournir des fonctionnalités de ces tiers sur ou par le site web, et peuvent dans certains cas suivre votre historique de navigation sur le web.

Les renseignements collectés par les Cookies incluent la taille de l’écran de l’appareil que vous utilisez, les pages de renvoi et de sortie, la date et l’horodatage et les données de navigation (clickstream).

La plupart des navigateurs sont configurés au départ pour accepter les Cookies. Vous pouvez modifier les réglages de votre navigateur pour qu’il vous avertisse au moment de la réception d’un Cookie ou qu’il refuse de les accepter.

Dans la mesure où les renseignements recueillis par les technologies énoncées ci-dessus constituent des renseignements personnels en vertu des lois applicables, BFR traitera ces renseignements comme tels, conformément à la présente Politique.

5. COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

BFR ne communiquera des renseignements personnels ou confidentiels à des tiers que dans les cas suivants :

Vous avez expressément consenti à ce que BFR communique vos renseignements personnels entre ses sociétés affiliées (bfr inc., bfr avocat inc., et bfr fiscalité) ; BFR considère toutefois avoir obtenu votre consentement implicite si vous avez souscrit des services auprès desdites sociétés affiliées, à compter de l’ouverture du dossier avec la société affiliée concernée ;
Vous avez expressément consenti à ce que BFR communique vos renseignements personnels à un tiers ;
Avec ses fournisseurs de services et autres partenaires, avec lesquels BFR a conclu un contrat, dans le but de fournir et améliorer ses services et le site web. Ils accéderont et traiteront vos renseignements personnels uniquement selon les instructions de BFR et seront liés par des contrats stricts qui les obligent à protéger vos renseignements personnels en conformité avec la loi ;
Avec d’autres personnes impliquées dans le mandat pour lequel vous ou votre société avez contracté les services de BFR (par exemple, lorsque vous êtes impliqué dans un mandat pour lequel BFR rend des services, il se peut que vos renseignements personnels soient partagés avec les autres intervenants au dossier lorsque nécessaire, tels que des banquiers, courtiers d’assurances, consultants, professionnels spécialisés, etc.) ;
Avec les autorités gouvernementales, dans le cadre des services (tel que le dépôt de déclarations fiscales et la production de formulaires fiscaux, dans le cadre des déclarations corporatives ou commerciales) ;
Conformément au contrat que BFR a conclu avec vous pour une activité de BFR ;
Lorsque requis en réponse à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, à une assignation à produire des documents, à une enquête des autorités, ou lorsque cela est permis ou exigé par les lois applicables, incluant celles gouvernant les ordres professionnels du personnel de BFR ;
Pour signaler aux autorités d’application de la loi toute activité que BFR croit, de bonne foi, être illégale. BFR peut communiquer certains renseignements personnels lorsqu’elle estime une telle communication raisonnablement nécessaire afin de protéger les droits, les biens et la sécurité de tiers ainsi que ceux de BFR ou encore pour assurer le respect de vos obligations envers BFR ; et
Lorsque nécessaire à tout successeur des activités de BFR, que ce soit par fusion, cession d’entreprise ou toute autre opération.

BFR tient à porter à votre attention que toute entité gouvernementale à qui sont communiqués vos renseignements personnels est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information (Québec).

5.1 Transferts hors-Québec

À l’heure actuelle, BFR ne transfère vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec que lorsque son personnel utilise la suite Office 365 pour la conduite de ses activités, laquelle utilise des serveurs situés au Canada ou lors de l’utilisation temporaire de logiciels dont les serveurs pourraient être situés à travers le monde. Il pourrait ainsi arriver que BFR transfère vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Dans un tel cas, BFR s’assure que vos renseignements personnels ne sont traités qu’aux fins décrites à la présente Politique et prend des mesures pour s’assurer que vos renseignements personnels sont protégés de manière adéquate à l’étranger.

Advenant le cas où BFR décide de transférer vos renseignements personnels dans d’autres régions que celles mentionnées ci-haut, BFR évaluera la sensibilité de vos renseignements personnels transférés, le but de leur utilisation, les mesures de protection qui les encadrent et les lois applicables dans la région où vos renseignements personnels sont transférés. Si l’évaluation de BFR démontre que vos renseignements personnels seront adéquatement protégés, alors le transfert pourra s’opérer, moyennant une entente écrite à cet effet, qui contient notamment les résultats de l’évaluation de BFR et les modalités convenues afin de réduire tout risque identifié dans l’évaluation.

6. PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La sécurité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour BFR. BFR prend des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’utilisation abusive, ainsi que contre l’accès, la divulgation, l’altération et la destruction non autorisés. Bien qu’il soit impossible de garantir une protection à 100%, BFR a adopté des méthodes rigoureuses qui répondent à des normes de sécurité strictes pour assurer la protection de vos renseignements personnels.

Les employés de BFR sont liés par des obligations de confidentialité strictes et ne peuvent utiliser vos renseignements personnels que conformément aux principes énoncés dans la présente Politique ainsi qu’à la législation et la réglementation applicables.

De plus, tout tiers à qui BFR partage vos renseignements personnels doit être lié par des obligations strictes qui l’obligent à protéger vos renseignements personnels. Lorsque vous avez retenu les services de ces tiers ou que vous nous avez mis en contact avec eux (ex. banquier, courtier d’assurance, consultant, conseiller spécialisé, etc.), il est de votre responsabilité d’établir les paramètres applicables à leur traitement de vos renseignements personnels.

7. ACCÈS ET RECTIFICATION AUX RENSEIGNEMENTS

Le présent article 7 s’applique à vos renseignements personnels ainsi qu’à vos renseignements professionnels (nom, titre, entreprise, coordonnées professionnelles).

7.1 Vos droits

Vous pouvez demander à BFR :

De confirmer l’existence et consulter un renseignement que BFR détient sur vous ;
Une copie de vos renseignements dans un format écrit et intelligible, dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
De communiquer vos renseignements à une personne ou un organisme qui est autorisé par la loi à les recevoir ;
De corriger ou mettre à jour un de vos renseignements si le renseignement est inexact, incomplet ou porte à confusion, ou alors si la collecte du renseignement, sa communication ou sa conservation par BFR ne sont pas autorisées par la loi ;
D’ajouter des commentaires à votre dossier, notamment afin de consigner par écrit votre refus d’accorder un droit d’accès à votre conjoint ou proche parent advenant votre décès ;
De cesser de diffuser votre renseignement ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d’accéder à votre renseignement par un moyen technologique, si sa diffusion est illégale ou porte gravement atteinte à votre réputation ou vie privée ; ou
De supprimer un de vos renseignements périmé ou non justifié.

7.2 Traitement des demandes

Toute demande relative aux droits énoncés ci-dessus peut être faite en communiquant avec le/la Responsable de la protection des renseignements personnels de BFR :

Eve Gervais-Quenneville
BFR inc., BFR avocat inc., BFR fiscalité inc.
2400 rue Michelin
Laval (Québec) H7L 5C3

eve@bfrca.com

Des frais raisonnables peuvent être chargés par BFR pour la transcription, reproduction ou transmission d’un de vos renseignements à votre demande. BFR vous informera des frais approximatifs à être payés pour ce faire avant de procéder à la communication demandée.

7.3 Refus des demandes

BFR peut refuser votre demande pour les raisons suivantes :

BFR a un intérêt sérieux et légitime pour refuser la demande ;
BFR est tenu de conserver vos renseignements en vertu de la loi ;
Les renseignements visés sont susceptibles de nuire sérieusement à un tiers ;
La loi permet ou exige que BFR refuse la demande ;
La communication dans un format technologique structuré et couramment utilisé soulève des difficultés pratiques sérieuses ;
BFR n’est pas en mesure de vérifier l’identité du demandeur ou sa capacité à être votre représentant ; ou
La divulgation du renseignement risquerait d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle vous ou BFR avez un intérêt.

7.4 Réponse et accommodement

BFR répondra à votre demande par écrit. En cas de refus, BFR inclura les raisons du refus et les recours qui s’offrent à vous pour contester la décision.

Si vous êtes une personne handicapée, des mesures d’accommodement raisonnables seront prises par BFR, sur demande, pour vous permettre d’exercer les droits énoncés au présent article 7.

8. MINEURS

BFR prend les précautions requises pour se conformer aux lois applicables concernant la vie privée des personnes mineures. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS

BFR conserve vos renseignements personnels pour la durée nécessaire au regard des finalités énoncées à la présente Politique, à moins que la loi n’autorise la conservation de vos renseignements pour une période plus longue.

9. TRAITEMENT DES PLAINTES ET INCIDENTS

Le présent article 9 s’applique à vos renseignements personnels ainsi qu’à vos renseignements professionnels (nom, titre, entreprise, coordonnées professionnelles).

9.1 Traitement des plaintes

Pour toute plainte concernant vos renseignements personnels ou professionnels, vous pouvez communiquer avec le/la Responsable de la protection des renseignements personnels de BFR :

Eve Gervais-Quenneville
BFR inc., BFR avocat inc., BFR fiscalité inc.
2400 rue Michelin
Laval (Québec) H7L 5C3

eve@bfrca.com

9.2 Plan d’intervention

En cas d’incident de confidentialité qui met en péril la sécurité d’un de vos renseignements personnels ou professionnels, BFR mettra en action son plan d’intervention, selon les étapes suivantes :

Évaluation de l’occurrence ou non d’un incident de confidentialité ;
En cas d’incident de confidentialité confirmé :
1. Contact des personnes-ressources impliquées dans la gestion de l’incident ;
2. Mise en place de mesures visant à limiter immédiatement l’atteinte à la vie privée et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se reproduisent ;
3. Évaluation du risque de préjudice causé par l’incident
  1. Si le risque de préjudice est sérieux :
    1. Avis à la Commission d’’accès à l’information;
    2. Avis à la personne concernée;
    3. Avis à toute autre personne ou organisme susceptible d’aider à diminuer le risque
4. Consignation de l’incident dans un registre des incidents concernant les renseignements personnels ;
5. Adaptation des procédures et politiques au besoin.

10. HYPERLIENS VERS DES SITES TIERS

Le site web de BFR peut contenir des hyperliens vers des sites externes (les « sites tiers »). BFR fournit ces hyperliens pour votre commodité seulement. Les sites tiers ne sont pas sous la responsabilité de BFR, qui n’a donc aucun contrôle sur leurs pratiques en matière de vie privée et de confidentialité. Par conséquent, tout renseignement personnel collecté par ces sites tiers est régi par la politique de protection de la vie privée de ces sites tiers.

11. MODIFICATION À LA POLITIQUE

BFR peut mettre à jour la présente Politique afin de refléter l’évolution de ses pratiques, des pratiques de l’industrie ou des exigences des lois applicables. La date de dernière mise à jour de la Politique sera énoncée en entête de celle-ci. Vous êtes invité à consulter régulièrement la Politique afin de rester informé du traitement de vos renseignements personnels.